Privacyverklaring

Jouw privacy bij &Wij

Als werkgever of werknemer deel je soms persoonlijke informatie met ons. Bijvoorbeeld wanneer je contact met ons opneemt, gebruikmaakt van onze dienstverlening of wordt begeleid bij verzuim en re-integratie.

We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met die informatie om. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we gebruiken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.

Welke gegevens gebruiken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van onze dienstverlening en van jouw relatie met &Wij. Het kan onder andere gaan om:

• naam en contactgegevens;
• gegevens over je werkgever en functie;
• administratieve gegevens over verzuim en re-integratie;
• afspraken, contactmomenten en correspondentie;
• informatie die nodig is voor begeleiding bij werk en verzuim;
• gezondheidsgegevens die binnen het medisch dossier worden vastgelegd;
• gegevens die je zelf via onze website invult of per e-mail naar ons stuurt.

We vragen en gebruiken alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening of die we volgens de wet moeten verwerken.

Waarom gebruiken we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens onder andere om:

• werkgevers en werknemers te ondersteunen bij gezond en prettig werken;
• verzuim te helpen voorkomen;
• werknemers te begeleiden bij verzuim en re-integratie;
• arbeidsomstandigheden en inzetbaarheid te beoordelen en verbeteren;
• afspraken en onderzoeken uit te voeren;
• vragen te beantwoorden en contact te onderhouden;
• overeenkomsten uit te voeren;
• aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
• onze dienstverlening en bedrijfsvoering zorgvuldig te organiseren.

Voor iedere verwerking moet een geldige juridische grondslag bestaan. Afhankelijk van de situatie kan dit gaan om een wettelijke verplichting, de uitvoering van een overeenkomst, een gerechtvaardigd belang, arbeidsrechtelijke verplichtingen of de uitvoering van arbeidsgezondheidskundige zorg.

We gebruiken toestemming alleen wanneer toestemming daadwerkelijk de passende grondslag is. Als we je toestemming vragen, kun je die weer intrekken. Het intrekken van je toestemming verandert niets aan verwerkingen die daarvoor rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Gezondheidsgegevens en het medisch dossier

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Daarom gelden hiervoor extra strenge regels.

Wanneer je door &Wij wordt begeleid, kunnen gegevens over je gezondheid, belastbaarheid en begeleiding in een medisch dossier worden vastgelegd. Binnen &Wij werken de bedrijfsarbeidsdeskundige en bedrijfsarts samen in hetzelfde medische dossier in Onvia, ons beveiligde verzuimsysteem. Zo beschikken zij over de informatie die nodig is voor een zorgvuldige en afgestemde begeleiding.

Alleen professionals die deze informatie nodig hebben voor hun werk en hiervoor bevoegd zijn, hebben toegang tot het medisch dossier. Zij hebben een geheimhoudingsplicht.

Wat delen we met je werkgever?

Je werkgever krijgt geen informatie over je diagnose, behandeling of andere medische bijzonderheden.

Je werkgever kan wel informatie ontvangen die nodig is voor verzuimbegeleiding en re-integratie. Bijvoorbeeld:

• welke mogelijkheden er zijn voor het werk;
• welke aanpassingen of voorwaarden nodig zijn;
• de verwachte duur van het verzuim, als daar verantwoord iets over kan worden gezegd;
• afspraken en vervolgstappen voor de re-integratie;
• informatie die de werkgever volgens de wet nodig heeft.

We delen niet méér dan nodig is. Als voor het delen van bepaalde informatie jouw toestemming nodig is, vragen we die vooraf.

Waar komen je gegevens vandaan?

We ontvangen persoonsgegevens meestal:

• rechtstreeks van jou;
• van je werkgever;
• van professionals die bij je begeleiding betrokken zijn;
• van andere organisaties of personen wanneer dit wettelijk is toegestaan of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven;
• via onze website, e-mail of andere contactkanalen.

Krijgen we gegevens niet rechtstreeks van jou, dan informeren we je daarover wanneer dat volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) nodig is.

Met wie delen we gegevens?

We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, als we daartoe wettelijk verplicht zijn of als daarvoor een andere geldige grondslag bestaat. Dat kan bijvoorbeeld zijn met:

• je werkgever, binnen de grenzen die hierboven zijn beschreven;
• professionals die bij je begeleiding betrokken zijn;
• het UWV of andere bevoegde overheidsinstanties;
• leveranciers die systemen of diensten voor ons verzorgen;
• andere partijen wanneer de wet dit verplicht of toestaat.

Met leveranciers die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken we afspraken over privacy en beveiliging. Onze leveranciers verwerken persoonsgegevens binnen de Europese Unie.

Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en verkeerd gebruik.

Alleen medewerkers en professionals die gegevens nodig hebben voor hun werk, krijgen toegang. Voor medische gegevens gelden aanvullende eisen aan toegang, beveiliging en geheimhouding.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze gebruiken, tenzij de wet bepaalt dat we ze langer moeten bewaren.

Voor het medisch dossier geldt een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. In bijzondere situaties kan een andere of langere bewaartermijn gelden.

Voor andere gegevens, zoals klantgegevens, administratie, e-mail en gegevens die je via onze website met ons deelt, hanteren we een bewaartermijn die past bij het doel waarvoor we de gegevens hebben ontvangen en de wettelijke verplichtingen die daarbij gelden.

Welke rechten heb je?

Je hebt het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die we over je verwerken;
• feitelijk onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen, voor zover we die niet hoeven te bewaren;
• de verwerking van je gegevens tijdelijk te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• je gegevens te ontvangen of te laten overdragen aan een andere organisatie, als dat recht van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wil je een van deze rechten gebruiken? Stuur dan een e-mail naar arbosupport@en-wij.nl.

We reageren in beginsel binnen één maand op je verzoek. Bij een ingewikkeld verzoek of een groot aantal verzoeken kan die termijn volgens de AVG worden verlengd. In dat geval laten we je dit binnen de eerste maand weten. Soms mogen of moeten we een verzoek gedeeltelijk weigeren. Bijvoorbeeld wanneer de wet ons verplicht bepaalde gegevens te bewaren of wanneer de rechten van anderen moeten worden beschermd. We leggen dan uit waarom.

Heb je een vraag over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan?

Neem dan contact met ons op via arbosupport@en-wij.nl. &Wij heeft een Functionaris Gegevensbescherming die toezicht houdt op de naleving van de privacyregels.

Cookies

Voor informatie over cookies op onze website verwijzen we naar onze cookieverklaring.

Over deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, werkwijze of wetgeving verandert. Op deze pagina staat altijd de meest actuele versie.

We helpen je graag verder

Waar ben je naar op zoek?

Beantwoord deze korte vragen en wij wijzen je direct de juiste weg.

Ervaringen

Wat onze partners zeggen over de samenwerking